Retrouvez les réponses aux questions les plus posées par les équipes utilisatrices de Hub3E — recherchez un mot-clé ou filtrez par thème.
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Aucune question ne correspond à votre recherche.
📧 Emails & communication
Non, Hub3E ne permet pas de joindre directement un fichier à un modèle de mail automatique.
En revanche, vous pouvez insérer dans le corps du mail un lien pointant vers votre document hébergé sur Google Drive, SharePoint, ou directement stocké dans Hub3E (au niveau de l'école ou du candidat). Le document reste accessible en un clic pour le destinataire — par exemple, un lien vers le règlement ou la plaquette de formation dans le mail automatique envoyé après inscription.
💡Conseil : pour garantir que le candidat a bien reçu les informations sur sa formation, rendez le choix de la formation obligatoire dès la première étape du formulaire d'inscription.
Créez un modèle de mail avec uniquement les éléments fixes (objet, structure, signature), puis intégrez la variable de publipostage « Commentaire » dans le corps du mail.
Lors de l'envoi, un champ libre s'affiche pour rédiger le contenu spécifique à chaque situation : vous gardez la flexibilité d'un message personnalisé tout en conservant la structure d'un modèle.
!Attention : il est possible de créer plusieurs modèles, mais Hub3E déconseille d'en multiplier excessivement le nombre — plus il y en a, plus la navigation devient chronophage. Privilégiez des modèles sobres avec la variable « Commentaire » plutôt qu'un modèle ultra-spécifique par cas.
Plusieurs leviers permettent d'améliorer la délivrabilité de vos mails automatiques :
Héberger les images du mail derrière un lien direct, si possible sur le même nom de domaine que l'expéditeur.
Utiliser un serveur SMTP dédié, administré par votre centre de formation, plutôt que le serveur mutualisé de Hub3E — utile lorsque des entreprises appliquent des listes blanches ou bloquent les expéditeurs partagés.
💡Conseil : des outils de test de délivrabilité peuvent être mis à votre disposition (tests d'envoi vers messageries pro et perso — Outlook, Gmail, Yahoo — et tests anti-spam détaillés). Parlez-en à votre chef de projet Hub3E.
Oui, grâce au paramétrage d'un SMTP personnalisé : vos mails Hub3E partent alors depuis votre propre serveur, ce qui vous donne la maîtrise de l'expéditeur et améliore la délivrabilité.
Deux types de serveurs sont compatibles :
Outlook / Office 365 : l'autorisation se fait via un lien de connexion Microsoft, sans avoir à transmettre de mot de passe.
Tout serveur SMTP standard : il suffit de fournir le serveur, le port, l'identifiant, le mot de passe et l'adresse d'expédition autorisée.
Le paramétrage est ensuite réalisé par l'équipe Hub3E.
💡Conseil : créez un compte d'envoi dédié à Hub3E plutôt que de partager les identifiants d'une boîte déjà utilisée par votre équipe. Pensez aussi à prévenir votre service informatique ou votre infogérant en amont.
!Attention : vérifiez le quota d'envoi de votre fournisseur de messagerie. S'il est trop faible, une partie de vos mails automatiques risque de ne pas partir.
Les crédits SMS s'achètent sur devis, par paquets de 1 000 SMS minimum. Adressez votre demande à commercial@linkpart.com en précisant le volume souhaité.
Dès la validation du devis (signature en ligne ou retour par mail), les crédits sont ajoutés à votre compte.
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Les crédits SMS n'ont pas de date d'expiration : vous pouvez les utiliser d'une campagne à l'autre.
👤 Candidats & documents
Par défaut, oui : un candidat est automatiquement enregistré dans Hub3E dès qu'il franchit la première étape du formulaire d'inscription (Landing Page), même sans avoir sélectionné de formation.
💡Conseil : il est possible de rendre le choix de la formation obligatoire dès l'étape 1, afin qu'aucun candidat ne puisse s'enregistrer sans préciser sa formation.
Oui, Hub3E intègre un système de notifications configurable pour être alerté des modifications sur les dossiers candidats que vous gérez (complétion de profil, dépôt d'un document type CV ou lettre de motivation…).
🎬 Tuto configuration des notifications : voir la vidéo
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Les notifications sont envoyées uniquement au gestionnaire de compte attribué au candidat.
!Attention : sur un volume important de candidats, activer une notification à chaque modification peut vite devenir envahissant. Il est conseillé de cibler les événements (ex. : dossier complet à 100 %).
Hub3E intègre une détection automatique des doublons :
Candidats : impossible de créer deux fois un candidat avec les mêmes informations (email, date de naissance, nom, prénom) dans une même campagne. Les administrateurs peuvent fusionner des doublons pour consolider les informations.
Entreprises : déduplication automatique sur la base du numéro SIRET — impossible de créer deux fois la même entreprise.
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Un même candidat peut exister dans deux campagnes différentes (par exemple en cas de poursuite d'études) — c'est un fonctionnement normal, à ne pas confondre avec un doublon.
Non. Hub3E est un logiciel conçu pour digitaliser le processus de recrutement et de placement — il ne permet pas de convertir les fiches ressources (candidat, entreprise, contact) en fichiers PDF imprimables.
Le cadenas indique si le candidat s'est déjà connecté à son espace candidat — pas si son dossier contient des documents.
Un candidat peut donc avoir des documents sur sa fiche sans s'être jamais connecté : c'est le cas lorsqu'ils ont été transmis via le formulaire d'inscription (Landing Page) ou déposés par un gestionnaire à sa place.
🏢 Entreprises & offres
Quelques leviers simples pour encourager les entreprises à déposer leurs offres sur Hub3E :
Partager le lien du formulaire de dépôt d'offre à vos entreprises partenaires
Intégrer ce lien dans vos communications (emails, courriers employeurs)
Mettre en avant Hub3E lors de vos rencontres avec les employeurs
Oui. Les utilisateurs de l'école peuvent transmettre un identifiant et un mot de passe aux contacts entreprises afin qu'ils accèdent à un espace qui leur est réservé — évitant ainsi qu'ils sollicitent systématiquement votre équipe pour suivre l'avancement de leur futur apprenant.
La CV-Thèque se configure campagne par campagne. Si elle n'a pas été activée sur votre nouvelle campagne, les entreprises continuent de voir uniquement les CV des candidats de la campagne précédente.
💡Conseil : à chaque ouverture de campagne, pensez à activer et configurer la CV-Thèque sur la nouvelle campagne. En cas de doute, votre chef de projet Hub3E peut vérifier le paramétrage avec vous.
📊 Suivi & pilotage
Lorsqu'un candidat postule, sa candidature arrive directement dans le SAS candidat : votre espace de réception des nouvelles candidatures dans Hub3E.
Pour faciliter la gestion et le suivi de vos candidatures de manière globale ou en masse, utilisez les tableaux de gestion AGGRID.
Ces tableaux permettent par exemple de trier les candidatures pour connaître rapidement :
le nombre de candidats inscrits à une formation précise,
ceux ayant un dossier complet,
ou encore ceux déjà placés en entreprise.
💡Conseil : vous pouvez créer différentes configurations de tableau selon vos besoins (ex. : tableau des dossiers complets, tableau des candidats placés…), les enregistrer, en définir une par défaut, et même créer des raccourcis dans votre tableau de bord pour y accéder en un clic.
Oui, il est possible d'intégrer une grille de positionnement dans Hub3E via la fonctionnalité de formulaire interactif. Ce formulaire peut être rempli par le gestionnaire directement lors d'un entretien.
🎬 Tuto formulaires interactifs (doc dynamique) : voir la vidéo
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Contactez votre chef de projet Hub3E pour mettre en place cette fonctionnalité.
Oui, il est possible de créer des accès restreints dans Hub3E via une matrice de droits (par groupe ou par vue).
!Attention : cette configuration alourdit la navigation et l'utilisation au quotidien — elle est recommandée pour des utilisateurs déjà aguerris sur l'outil plutôt qu'en tout début d'utilisation.
Oui, grâce à la liaison d'espaces : les comptes d'un même utilisateur sur plusieurs écoles sont reliés, et il peut naviguer de l'une à l'autre sans se reconnecter.
Pour la mettre en place :
créez d'abord l'accès de l'utilisateur dans chacun des espaces concernés,
puis contactez le support Hub3E en indiquant son adresse email et la liste des espaces à relier.
💡Conseil : transmettez la liste complète des espaces dès votre demande — la liaison sera réalisée en une seule fois.
🔗 Connecteur Yparéo
Pour qu'un candidat puisse être exporté vers Yparéo, deux conditions doivent être réunies :
il doit avoir au moins une candidature validée,
sur une formation liée à Yparéo.
💡Conseil : si l'export est refusé, commencez par vérifier ces deux points sur la fiche du candidat avant de contacter le support.
Hub3E récupère les listes Yparéo (formations, situations…) une fois par semaine, conformément aux recommandations d'Yparéo. Un élément créé récemment dans Yparéo peut donc ne pas encore apparaître dans Hub3E.
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En cas de besoin, le support Hub3E peut forcer une mise à jour des listes, ou adapter la fréquence de synchronisation selon votre usage.
Yparéo limite le nombre de caractères de certains champs : nom, prénom, ville de naissance, ville du responsable légal… Si une valeur dépasse cette limite, l'export est refusé.
Il suffit de raccourcir la valeur concernée sur la fiche du candidat dans Hub3E, puis de relancer l'export — par exemple « Saint-Ouen-les-Bains » devient « ST-OUEN LES BAINS ».
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Cette limite est imposée par Yparéo, et non par Hub3E : elle s'applique quelle que soit la façon dont la donnée a été saisie.
Seuls les documents cochés dans la liste des fichiers candidat exportables sont envoyés vers Yparéo. Cette liste se trouve dans École > Export candidat Yparéo.
Les documents exportés arrivent ensuite dans le répertoire Yparéo défini pour la campagne.
💡Conseil : lorsque vous ajoutez un nouveau champ document (pièce d'identité, attestation…), pensez à le cocher dans cette liste pour qu'il soit bien exporté.
Oui. Le contact entreprise envoyé vers Yparéo se choisit dans la configuration Yparéo de la campagne : il suffit d'y sélectionner le maître d'apprentissage à la place du contact de l'offre.
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Contactez votre chef de projet Hub3E si vous souhaitez modifier ce paramétrage.
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Contactez votre chef de projet Hub3E — il pourra préciser votre besoin et vous accompagner dans la configuration adaptée.
