Complétion de profil

La complétion de profil est une extension qui mesure, en pourcentage, l'avancement de chaque candidat dans la fourniture des informations attendues. Vous créez une ou plusieurs configurations pour définir les champs à remplir, les candidats concernés, les personnes à notifier et ce qui doit se passer automatiquement à 100 %. Les 8 étapes ci-dessous détaillent chaque brique de l'extension.

Configuration

Créer la carte

Informations

Champs requis

Filtres

Cibler les candidats

Notifications

Qui prévenir

Accessibilité

Qui voit quoi

Automatismes

Que faire à 100 %

Scénarios

Combiner les configurations

Relances

Relancer les candidats

💡 Conseil : connectez-vous régulièrement en tant que candidat pour vérifier que les champs demandés sont bien accessibles depuis son espace. C'est la cause la plus fréquente d'une configuration qui ne peut jamais atteindre 100 %.

Vue d'ensemble

Où trouver l'extension et à quoi ressemble une configuration

Pour accéder à l'extension, ouvrez le menu École, puis « Configurations extension » et cliquez sur « Complétion de profil candidat ». Ce menu liste uniquement les extensions auxquelles votre école a souscrit.

i Si l'entrée « Complétion de profil candidat » n'apparaît pas, votre école n'a pas encore souscrit à cette extension. Contactez commercial@linkpart.com.

Complétion de profil candidat — Aucune configuration

▲ Tant qu'aucune configuration n'existe, Hub3E vous invite à en créer une avec le bouton « Créer la première configuration ».

Une fois la première configuration créée, l'écran s'organise en trois zones : le bandeau « Automatisme quand le candidat atteint 100 % de complétion » (voir étape 6), la barre d'outils (recherche par nom, tri, bouton « Ajouter une configuration »), puis la liste des configurations.

Complétion de profil candidat — Liste des configurations

Écran de l'extension avec le bandeau Automatisme, la recherche, le bouton Ajouter une configuration et la carte Completion - Recrutement

▲ Chaque configuration prend la forme d'une carte, ici « Completion - Recrutement ». En haut à droite, trois boutons : l'activation, l'enregistrement et la suppression. Sous le titre, des badges résument l'état de la configuration.

Chaque carte est organisée en 5 onglets :

Onglet	Rôle
Informations générales	Nom de la configuration et champs qui comptent dans le calcul du taux
Filtres	Candidats concernés : campagnes, âge, formations et statuts de candidature
Notifications	E-mail envoyé et destinataires lorsqu'un candidat atteint 100 %
Accessibilité	Espaces et groupes d'utilisateurs qui voient la complétion
Automatisation	Champ personnalisé qui stocke le taux, et comportement au placement

i Tant que certains réglages manquent, des badges l'indiquent sous le titre de la carte : « Aucun champ obligatoire », « Configuration de notification incomplète », « Invisible », « Aucun groupe »… Ils disparaissent au fur et à mesure que vous complétez les onglets.

Étape 1

Créer une configuration

Cliquez sur « Ajouter une configuration » (ou « Créer la première configuration » si aucune n'existe encore).

Donnez-lui un nom explicite dans l'onglet Informations générales (voir étape 2).

Renseignez les autres onglets, puis cliquez sur le bouton d'enregistrement de la carte.

Activez la configuration avec le bouton d'activation, en haut à droite de la carte.

Carte de configuration « Completion - Recrutement »

Carte de configuration avec sa date de création, ses badges d'indicateurs et ses 5 onglets

▲ La carte affiche sa date de création, ses badges et ses 5 onglets. Chaque nouvelle configuration s'ajoute sous la forme d'une carte supplémentaire.

! Attention : le bouton d'activation reste désactivé tant qu'aucun champ obligatoire n'est sélectionné. Hub3E empêche ainsi d'activer une configuration qui ne mesure rien.

i À chaque enregistrement, Hub3E affiche « Recalcul en arrière-plan » : le taux est recalculé pour tous les candidats concernés. Selon le volume, le résultat peut mettre quelques instants à apparaître sur les fiches.

💡 Conseil : le nom de la configuration s'affiche ensuite dans les écrans de gestion et dans le détail de la complétion. Choisissez un nom court et parlant, par exemple « Complétion pour gestionnaire ».

Étape 2

Informations générales

Cet onglet contient deux blocs :

Mes informations : le nom de la configuration, obligatoire.

Champs obligatoires : les champs profil candidat requis et les champs candidature requis. Ce sont les champs que le candidat doit remplir pour atteindre 100 %.

Onglet Informations générales

Bloc Mes informations et bloc Champs obligatoires avec les sélecteurs Champs profil candidat requis et Champs candidature requis

▲ La configuration « Completion - Recrutement » compte ici 3 champs du profil candidat, et aucun champ de candidature.

Chaque sélecteur liste vos champs personnalisés, avec une barre de recherche et une case pour tout sélectionner d'un coup. Cochez uniquement les champs qui doivent compter dans le calcul.

Sélection des champs profil candidat requis

Liste des champs personnalisés avec barre de recherche, Bulletin de notes coché

▲ « Bulletin de notes » fait partie des champs requis. Les champs non cochés, comme « Campagne visée », ne comptent pas dans le calcul.

💡 Conseil : rien ne vous oblige à demander tous les champs dans une seule configuration. Par exemple, une configuration de 3 champs (test de positionnement, CV, bulletins de notes) peut suffire à préparer un entretien.

Étape 3

Filtres

Cet onglet définit les candidats concernés par la configuration. Laissez un filtre vide pour ne pas l'appliquer.

Campagnes ciblées : les campagnes des candidats concernés. Vide, la configuration s'applique à toutes les campagnes.

Âge minimum et Âge maximum : la tranche d'âge des candidats concernés.

Liste des formations : seuls les candidats ayant postulé aux formations sélectionnées sont concernés.

Statuts de candidature : les statuts de candidature concernés.

Onglet Filtres

Bloc Profil candidat (campagnes ciblées, âge minimum et maximum) et bloc Candidatures (formations, statuts)

▲ La configuration cible ici la Campagne 2026 - 2027, sans limite d'âge, pour 12 formations et 4 statuts de candidature.

! Attention : un candidat n'est concerné que s'il remplit tous les filtres. Par exemple, un candidat de 17 ans inscrit dans la bonne campagne n'est pas pris en compte s'il n'a aucune candidature sur les formations sélectionnées.

💡 Conseil : combinez campagne, âge et formation pour demander des informations différentes selon le profil. Par exemple, des pièces spécifiques pour les 16-18 ans, ou une configuration par site en multisite.

Étape 4

Notifications

Cet onglet définit qui est prévenu, et comment, lorsqu'un candidat atteint 100 %. Il regroupe deux blocs : Mails et Destinataires des emails et notifications.

Onglet Notifications

Bloc Mails avec le modèle d'e-mail utilisateurs, et bloc Destinataires des emails et notifications

▲ Le modèle par défaut est activé. Le champ utilisateur pointe vers « Gestionnaire de compte », et aucun utilisateur par défaut n'est renseigné.

4.1 Modèle d'e-mail

L'option « Utiliser le modèle par défaut » envoie le modèle d'e-mail fourni avec l'extension. Pour utiliser votre propre modèle, désactivez-la, puis choisissez-le dans « Sélectionnez un modèle ». Le bouton œil affiche un aperçu, et le bouton « Créer un modèle d'email » permet d'en créer un sans quitter la configuration.

! Attention : seuls les modèles créés avec l'identifiant « Notification de l'utilisateur école lors de la complétion d'une configuration » sont proposés ici (voir 8.3).

i Pour recevoir ces e-mails, chaque utilisateur doit l'activer lui-même : dans « Mes informations », onglet « Extension », cochez « Email à la complétion d'un profil candidat ». Sans cette case, personne ne reçoit rien, même si la configuration est complète. Pensez à prévenir vos équipes.

💡 Conseil : vos utilisateurs peuvent aussi recevoir une notification dans Hub3E. Dans My Hub3E, onglet « Notifications », ils cochent « Complétion du profil atteinte » pour les candidats.

4.2 Destinataires

Champ utilisateurs : le champ personnalisé du profil candidat qui contient les utilisateurs à notifier. Hub3E ne propose que les champs qui pointent vers des utilisateurs, comme « Gestionnaire de compte » ou la liste des abonnés.

Sélectionnez des utilisateurs par défaut : les utilisateurs notifiés si le champ utilisateurs est vide sur le candidat, par exemple s'il n'a pas encore de gestionnaire de compte.

💡 Conseil : renseignez toujours au moins un utilisateur par défaut. Aucune notification n'est ainsi perdue.

Étape 5

Accessibilité

Cet onglet définit où la complétion s'affiche et qui peut la consulter.

5.1 Côté école

Espaces : choisissez si la configuration compte dans la barre de progression de l'espace école, de l'espace candidat, ou des deux.

Groupes autorisés à consulter la complétion : seuls les groupes d'utilisateurs ajoutés ici voient la complétion côté école.

Onglet Accessibilité

Bloc Espaces (espace école et espace candidat) et bloc Groupes utilisateurs

▲ La configuration compte pour les deux espaces, et seul le « Groupe par défaut » peut la consulter.

! Attention : sans groupe associé, aucun utilisateur ne voit le taux de complétion. Utilisez les groupes pour en exclure certains utilisateurs, par exemple les formateurs ou les recruteurs d'un autre site.

Sur la fiche du candidat, le taux s'affiche dans l'en-tête. Un clic sur l'icône ouvre le détail par configuration, avec la liste des champs qu'il reste à remplir.

Fiche candidat — Taux de complétion

En-tête de la fiche candidat avec l'icône de complétion à 33 %

▲ Le candidat est ici à 33 %. L'icône donne accès au détail de la complétion.

Détail de la complétion

▲ Pour « Completion - Recrutement », il manque « Bulletin de notes » et « Lettre de motivation ».

i Si le détail indique « Le candidat n'a pas accès à tous les champs requis sur sa vue », certains champs demandés ne figurent pas dans la vue de son espace candidat. Il ne pourra pas atteindre 100 % tant que ces champs n'y sont pas ajoutés.

5.2 Côté candidat

Pour que le candidat voie sa progression, deux réglages sont nécessaires :

Dans l'onglet Accessibilité, « Oui » pour l'espace candidat.

Dans Configuration avancée → Candidat → onglet Personnalisation, la case « Afficher la barre de progression du profil candidat » cochée. Ce réglage est global, commun à toutes les configurations.

Le candidat voit alors sur son espace un bandeau « Votre profil est incomplet », avec sa barre de progression, le nombre d'éléments restants et un bouton « Compléter mon profil ».

Espace candidat — Profil incomplet

Bandeau Votre profil est incomplet avec une barre de progression à 71 % et le bouton Compléter mon profil

▲ Le candidat est à 71 % : il lui reste 3 éléments à remplir.

Au clic sur « Compléter mon profil », les onglets qui contiennent des champs à remplir s'affichent en rouge. Ces champs ne bloquent pas l'enregistrement : le candidat peut en remplir une partie, enregistrer, puis revenir plus tard.

i Si certains champs demandés ne lui sont pas accessibles, un message prévient le candidat qu'il ne pourra pas atteindre 100 % et l'invite à contacter l'école.

Étape 6

Automatismes à 100 %

Au-delà du suivi, la complétion peut mettre à jour automatiquement des champs de vos candidats.

6.1 Passer à « complet »

En haut de l'écran de l'extension, dépliez le bandeau « Automatisme quand le candidat atteint 100 % de complétion ». Il contient deux blocs indépendants :

Profil complet : sélectionnez les configurations qui passent le champ « Profil complet » à « Oui » lorsque leur moyenne atteint 100 %.

Candidature complète : même principe pour le champ « Candidature complète » des candidatures.

Pour chaque bloc, l'option « Forcer le retour du champ à "Non" si le taux redescend sous 100 % » remet le champ à « Non » si le taux baisse. Par exemple, lorsqu'un CV non conforme est supprimé.

Automatisme quand le candidat atteint 100 % de complétion

Sélection des configurations qui passent Profil complet et Candidature complète à Oui, avec l'option de retour forcé à Non

▲ La configuration « Completion - Recrutement » passe les deux champs à « Oui » à 100 %, avec le retour forcé à « Non » activé.

! Attention : ce bandeau a son propre bouton « Sauvegarder », en bas à droite. Il est indépendant de l'enregistrement des cartes : cliquez dessus après chaque modification.

i Cet automatisme remplace un workflow dédié au passage à « Profil complet ». Il reste compatible avec vos autres workflows pour la suite du processus.

6.2 Champ de suivi du taux

Le taux est toujours visible sur la fiche et l'espace du candidat. Pour le filtrer ou le colorer dans un AG Grid, il doit en plus être stocké dans un champ personnalisé. L'onglet Automatisation contient deux blocs :

Champ de complétion : le champ rempli par la valeur du taux. Seuls les champs de type Nombre sont proposés. Si un champ sert à plusieurs configurations, il reçoit la moyenne de ces configurations.

Automatisation au placement : avec « Oui », le champ de complétion passe à 100 % lors du placement du candidat, quel que soit son taux réel. Les automatismes liés aux 100 % se déclenchent alors plus tôt.

Onglet Automatisation

Bloc Champ de complétion et bloc Automatisation au placement

▲ Le champ « Completion - Recrutement » stocke le taux. L'automatisation au placement est laissée à « Non ».

Le bouton « Créer un champ personnalisé » ouvre la fenêtre de création, avec le type Nombre imposé.

! Attention : un champ personnalisé n'apparaît nulle part tant qu'il n'est pas ajouté à une vue ou à un AG Grid. Ajoutez-le à la vue candidat de vos utilisateurs (et non à celle de l'espace candidat).

Créer un champ personnalisé de type Nombre

Fenêtre de création d'un champ personnalisé de type Nombre

▲ Le type Nombre est présélectionné. Il reste à renseigner l'intitulé et le nom du champ.

Étape 7

Plusieurs configurations, plusieurs scénarios

Plusieurs configurations peuvent être actives en même temps sur les mêmes candidats. Quelques exemples de découpage :

Avant entretien : une configuration de 3 champs, visible des gestionnaires, qui les notifie dès que le candidat peut être reçu.

Dossier complet : une configuration plus large (13 champs, par exemple), visible des candidats et des gestionnaires.

Par équipe : une configuration pour l'équipe qui traite le début du processus, une autre pour l'équipe qui prend le relais.

Par site : 3 champs et une seule personne notifiée sur un site, 6 champs et un workflow de prise de rendez-vous sur un autre.

! Attention : si les configurations ne comptent pas les mêmes champs selon l'espace, un même candidat peut afficher deux taux différents. Par exemple, 30 % sur son espace candidat et 26 % sur sa fiche côté école.

i Vérifiez que chaque configuration peut réellement atteindre 100 %. Sans cela, les automatismes et les notifications associés ne se déclenchent jamais.

💡 Conseil : lorsque le champ de complétion atteint 100, un workflow peut prendre le relais, par exemple pour inviter le candidat à prendre rendez-vous par e-mail ou par SMS.

Étape 8

Relancer les dossiers incomplets

L'extension permet de relancer les candidats, un par un ou en masse, avec la liste exacte de ce qu'il leur manque pour atteindre 100 %.

8.1 Depuis le tableau des candidats

Dans Gestion des candidats, la colonne Actions propose trois icônes : la loupe pour consulter la fiche, l'icône orange de relance, et la roue crantée bleue pour exécuter une macro. Pour relancer plusieurs candidats, cochez-les dans la dernière colonne, puis cliquez sur le bouton orange en haut à droite du tableau.

Gestion des candidats

▲ En haut à droite, le bouton orange relance les candidats cochés, et le bouton bleu exécute une macro sur cette sélection. Les compteurs indiquent le nombre de candidats sélectionnés.

💡 Conseil : filtrez d'abord le tableau sur les candidats dont le champ de complétion est différent de 100 (voir 6.2), puis sélectionnez-les tous.

8.2 Fenêtre « Relancer le candidat »

La fenêtre rappelle le candidat concerné et propose trois réglages :

Exécuter une macro lorsque tous les candidats sont relancés : facultatif.

Relancer par email ? : « Pas d'email », « Email standard Hub3E » ou l'un de vos modèles de relance.

Relancer par SMS ? : « Pas de SMS » ou l'un de vos modèles de SMS.

Les boutons œil affichent un aperçu du message. Cliquez ensuite sur « Relancer ».

Relancer le candidat

▲ Le modèle « Test relance » est ici proposé à côté de l'e-mail standard Hub3E.

i Avec plusieurs candidats sélectionnés, l'aperçu montre uniquement le message du premier candidat. Chaque candidat reçoit ensuite sa propre liste de champs manquants.

Le candidat reçoit un e-mail qui lui indique son taux de complétion et la liste des champs à remplir, avec un bouton pour se connecter à son espace.

E-mail de relance reçu par le candidat

E-mail de relance indiquant un profil complet à 33 % et la liste des champs manquants

▲ Le profil est complet à 33 % : il manque « Bulletin de notes » et « Lettre de motivation ». Le bouton « Se connecter à Hub3E » mène à l'espace candidat.

8.3 Créer un modèle d'e-mail

Pour personnaliser vos e-mails, créez un modèle d'e-mail en partant de l'un des deux modèles par défaut fournis avec l'extension. Choisissez l'identifiant selon l'usage :

Identifiant	Usage
Relance de profil incomplet	E-mail de relance envoyé au candidat (voir 8.2)
Notification de l'utilisateur école lors de la complétion d'une configuration	E-mail envoyé à vos utilisateurs à 100 % (voir 4.1)

Créer un modèle d'email — Modèles par défaut

Liste des modèles d'e-mail par défaut, dont Relance de profil incomplet

▲ La liste « Choisir un modèle d'email par défaut » propose les deux modèles de l'extension.

! Attention : un modèle de relance créé sans l'identifiant « Relance de profil incomplet » n'est pas proposé dans la fenêtre « Relancer le candidat ».

💡 Conseil : pour garantir la fiabilité de l'e-mail, conservez les variables déjà présentes dans le modèle par défaut.

Modèle « Relance de profil incomplet »

Éditeur du modèle de relance avec l'objet, l'identifiant et les variables de complétion

▲ L'objet « [SCHOOL_CORPORATE_NAME_VALUE] - Relance pour compléter votre profil » reprend le nom de l'école. Le contenu utilise les variables de complétion.

Variable	Ce qu'elle insère
[CANDIDATE_PROFILE_FIRSTNAME_VALUE]	Prénom du candidat
[CANDIDATE_PROFILE_HUB3E_AREA_COMPLETION_PERCENTAGE_VALUE]	Pourcentage de complétion
[CANDIDATE_PROFILE_HUB3E_AREA_INCOMPLETE_CANDIDATE_FIELDS_BLOCK_VALUE]	Champs du profil candidat à remplir
[CANDIDATE_PROFILE_HUB3E_AREA_INCOMPLETE_APPLICATION_FIELDS_BLOCK_VALUE]	Champs de candidature à remplir
[CANDIDATE_PROFILE_CUSTOM_COMMENT_VALUE]	Commentaire personnalisé

💡 Conseil : pour le candidat, la liste des éléments manquants est plus utile que le pourcentage. Mettez-la en avant dans vos modèles.

💡 Conseil : pour relancer automatiquement, utilisez un workflow à déclenchement périodique. Par exemple, chaque semaine, il relance tous les candidats qui ne sont pas à 100 %.

Hub3E | Configuration des Workflows

À retenir

Pour aller plus loin

Une configuration ne s'active qu'avec au moins un champ obligatoire.

Un champ de suivi du taux doit être ajouté à une vue pour être visible. C'est un oubli fréquent qui donne l'impression que rien ne se passe.

Les étapes 1 à 5 se configurent dans la même carte. Les étapes 6 à 8 sont indépendantes : consultez-les selon vos besoins du moment.

📊

Revenez à cette fiche à chaque nouvelle configuration

Combinez plusieurs configurations pour adapter la complétion de profil à vos campagnes, vos formations et vos sites.

Des questions ? Contactez votre chef de projet Hub3E.