TUTO - Gestion des modèles de mails - Gérez, recrutez et suivez vos alternants sur une seule plateforme.

Prérequis avant de commencer

Être administrateur Hub3E et maîtriser les champs personnalisés
Connaître le système de vues Hub3E

Créer ou dupliquer

Nouveau modèle ou copie d'un existant

Personnaliser

Texte, images, couleurs, variables

Automatiser

Créer une macro pour l'envoi

i Par défaut, Hub3E propose des modèles d'e-mails prêts à l'emploi adaptés aux différentes étapes du processus (envoi d'identifiants, acceptation, relance…). Ils sont entièrement personnalisables et vous pouvez en créer de nouveaux selon vos besoins.

Étape 1

Créer ou dupliquer un modèle de mail

École › Modèles › Email

Accédez au tableau de gestion de vos modèles.

Hub3E — École › Modèles › Email

▲ Le tableau liste tous les modèles existants avec leur intitulé, objet et macros associées. Pour chaque ligne, trois actions sont disponibles : Dupliquer (copier le modèle), Modifier (éditer son contenu), Supprimer. Le bouton + Créer un modèle d'email (haut droite) permet de repartir de zéro.

Actions disponibles par modèle

▲ Pour chaque modèle : icône 🔵 bleue = Dupliquer · icône ✏️ verte = Modifier · icône 🗑 rouge = Supprimer. La duplication crée instantanément une copie du modèle que vous pourrez adapter.

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Créer un nouveau modèle

Cliquez sur + Créer un modèle d'email. Choisissez éventuellement un modèle par défaut comme base, puis renseignez un nom et un objet.

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Dupliquer un modèle existant

Idéal pour réutiliser la mise en page d'un modèle proche. La copie est créée instantanément — il ne reste plus qu'à l'adapter.

1.1 Créer un nouveau modèle

! Cas particulier — Mails d'identifiants : Il existe 4 mails soumis à un processus spécifique (envoi/renvoi d'identifiants aux candidats, contacts, administrateurs, sortie de SAS). Pour ces seuls mails, sélectionnez un Identifiant dans le formulaire. Laissez ce champ vide pour tous les autres types de mails.

Formulaire — Créer un modèle d'email

▲ Le champ Identifiant ne doit être renseigné que pour les 4 mails d'envoi d'identifiants : Identifiants candidats, contacts, administrateurs ou Sortie de SAS.

1.2 Dupliquer un modèle existant

Dans notre exemple, nous créons un mail informant le candidat que son dossier est complet. Le modèle « Relance de dossier incomplet » est le plus proche — nous allons le dupliquer pour conserver sa mise en page.

Dans la liste, repérez le modèle le plus proche de ce que vous souhaitez créer.

Cliquez sur l'icône Dupliquer (bleue) — une copie est créée instantanément.

Cliquez sur Modifier (crayon vert) pour ouvrir le duplicata dans l'éditeur.

Étape 2

Personnaliser le contenu du mail

Une fois dans l'éditeur, quatre éléments sont personnalisables : les images, la couleur de fond, le texte et les variables de publipostage.

Hub3E — Éditeur de modèle d'email

▲ L'éditeur affiche en haut le Nom du modèle et l'Objet (modifiables à tout moment), puis la zone de contenu avec sa barre d'outils. Le bouton Publipostage (dans la barre d'outils) donne accès aux variables dynamiques. N'oubliez pas d'Enregistrer vos modifications.

2.1 Insérer ou modifier une image (logo, bandeau)

i Pour insérer une image dans un modèle de mail, vous avez besoin d'un lien direct vers l'image. Hub3E permet de stocker vos images directement dans la plateforme, sans recourir à un hébergeur externe.

Option 1 — Héberger l'image dans Hub3E (recommandé)

Dans Hub3E, accédez à la fiche École → onglet Média.

Dans le champ Images de l'école, insérez votre image (logo, bandeau…).

Une fois insérée, cliquez sur l'image : elle s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

Copiez l'URL affichée dans la barre d'adresse — c'est votre lien direct.

Dans l'éditeur de mail : clic droit sur l'image → Image… → collez le lien dans Source → ajustez Largeur / Hauteur → Enregistrer.

Option 2 — Hébergement externe (Google Drive)

Stockez votre image sur Google Drive et copiez son lien de partage.

Convertissez-le en lien direct via labnol.org/embed/google/drive.

Dans l'éditeur : clic droit sur l'image → Image… → collez le lien direct dans Source → ajustez Largeur / Hauteur → Enregistrer.

Boîte de dialogue — Image

▲ Faites un clic droit sur l'image dans l'éditeur → sélectionnez Image…. Collez votre lien direct dans le champ Source. Renseignez Largeur et Hauteur en pixels pour adapter la taille, puis cliquez Enregistrer.

2.2 Modifier la couleur de fond

Le mail est structuré comme un tableau — chaque zone (en-tête, corps, pied de page) est une cellule. Vous pouvez modifier la couleur de fond d'une zone précise sans affecter le reste.

Clic droit dans la zone à modifier (ex : pied de page).

Survolez Tableau → cliquez sur Propriétés du tableau.

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Avancé → choisissez la Couleur d'arrière-plan → Enregistrer.

Propriétés du tableau — onglet Avancé

▲ Clic droit dans la zone cible → survolez Tableau → sélectionnez Propriétés du tableau. Dans l'onglet Avancé, cliquez sur Couleur d'arrière-plan pour ouvrir le sélecteur de couleur. Entrez un code hexadécimal ou choisissez dans la palette, puis Enregistrer.

2.3 Éditer le texte

Cliquez directement dans la zone de texte pour modifier le contenu. La barre d'outils propose toutes les options de mise en forme courantes : taille, police, couleur, alignement, gras, italique, souligné…

Éditeur de texte — Menu Format › En ligne

▲ La barre d'outils donne accès aux mises en forme : B (Gras), I (Italique), alignements, listes. Le menu Format → En ligne propose des options avancées : Souligné, Barré, Exposant, Indice. Le contenu du mail s'affiche tel qu'il sera reçu par le destinataire, avec les variables entre crochets.

2.4 Ajouter des variables (publipostage)

i Le publipostage insère automatiquement des données dynamiques dans chaque e-mail (nom, prénom, formation…). Chaque destinataire reçoit ainsi un message personnalisé.

Cliquez sur Publipostage dans la barre d'outils de l'éditeur.

Filtrez par Ressource (Profil candidat, Candidature, Offre…) pour trouver la variable.

Placez votre curseur dans le texte, puis cliquez sur le bouton + bleu à droite de la variable choisie.

Publipostage — Liste des variables disponibles

▲ La liste est filtrée par Ressource (menu déroulant central). Chaque variable affiche son nom technique et son libellé en clair. Le bouton + bleu insère la variable à l'endroit du curseur dans le mail.

! Attention : toutes les variables sont listées, mais toutes ne fonctionneront pas selon le contexte d'envoi. Si la macro est déclenchée depuis Candidature, les variables liées à une Offre ne seront pas disponibles. Choisissez vos variables en cohérence avec la ressource de déclenchement (voir Étape 3).

Exemples de variables couramment utilisées :

Variable	Signification	Ressource
CANDIDATE_PROFILE_FIRSTNAME_VALUE	Prénom du candidat	Profil candidat
CANDIDATE_PROFILE_LASTNAME_VALUE	Nom du candidat	Profil candidat
SCHOOL_CORPORATE_NAME_VALUE	Nom de l'école	Profil candidat
CANDIDATE_EMAIL_VALUE	Email du candidat	Profil candidat
APPLICATION_COMMENTAIRE_RELANCE_VALUE	Commentaire de relance	Candidature

Étape 3

Créer une macro pour envoyer le mail

i Pour envoyer votre modèle depuis Hub3E, il faut créer une macro qui définit : qui déclenche l'envoi, depuis quelle ressource, et vers quel destinataire. Cette étape ne concerne pas les 4 mails d'identifiants, envoyés automatiquement.

Allez dans École → Configurations → Macros.

Cliquez sur + Créer une Macro en haut à droite.

Hub3E — École › Configurations › Macros

▲ Le tableau liste toutes les macros existantes avec leur intitulé, type de ressource, groupes d'utilisateurs et dates. Le bouton + Créer une Macro lance le formulaire de création en 3 étapes (Général → Pré-exécution → Actions).

3.1 Informations générales

Créer une Macro — Étape 1 : Général

▲ Le formulaire Général comporte 4 champs essentiels : Intitulé (nom visible dans la liste), Description (résumé de l'usage), Type de ressource (depuis quel écran Hub3E la macro sera déclenchée — ex : Candidature) et Groupes d'utilisateurs (qui peut la déclencher — ex : Groupe par défaut). Cliquez Suivant pour continuer.

i Par défaut, l'ensemble des utilisateurs Hub3E sont rattachés au Groupe par défaut. Si vous ne souhaitez pas restreindre l'accès à la macro, sélectionnez simplement ce groupe.

#	Champ	Description	Exemple
1	Intitulé	Nom de l'action tel qu'il apparaîtra aux utilisateurs dans Hub3E	Envoi mail — Dossier complet — Candidat
2	Description	Résumé de l'usage	Envoie un mail au candidat lorsque son dossier est complet
3	Type de ressource	Écran Hub3E de déclenchement	Candidature
4	Groupes d'utilisateurs	Qui peut déclencher la macro	Groupe par défaut

3.2 Pré-exécution (optionnel)

La pré-exécution ajoute une étape de saisie juste avant le déclenchement de la macro. Elle permet à l'utilisateur de renseigner des informations variables au dernier moment, sans avoir à modifier le modèle de mail.

i Exemple — Convocation individuelle ou en masse : lors de l'envoi d'une convocation, le lieu, la date et l'heure peuvent changer selon l'événement. Plutôt que de modifier le modèle à chaque fois, configurez ces champs en pré-exécution : l'utilisateur les renseigne directement au moment de l'envoi.

Étape 2 — Pré-exécution

▲ Sélectionnez la ressource concernée, puis ajoutez via le bouton + les champs que l'utilisateur devra renseigner avant l'envoi (ex : lieu, date, heure). Une fenêtre de saisie s'affichera au déclenchement de la macro.

3.3 Paramétrer l'action d'envoi

La dernière étape configure l'action d'envoi : qui reçoit le mail, via quel champ e-mail, et avec quel modèle.

Étape 3 — Actions › Envoyer un email

▲ Le panneau « Envoyer un email » configure 3 paramètres : 1. Ressource destinataire (qui reçoit le mail — ex : Candidat), 2. Champ destinataire (le champ e-mail de cette ressource — champ par défaut ou personnalisé), 3. Modèle (choisissez parmi tous les modèles de votre école — ici : "Envoi mail Dossier Complet").

i Le champ destinataire peut être le champ Email par défaut ou tout champ personnalisé contenant une adresse e-mail. Vérifiez qu'il correspond bien à l'adresse à laquelle envoyer le mail selon votre cas d'usage.

! Attention : une macro ne peut envoyer qu'un unique modèle de mail. Si vous devez envoyer deux mails différents (ex : un pour le candidat, un pour l'entreprise), créez deux macros distinctes. En revanche, il est tout à fait possible d'envoyer le même mail à deux destinataires différents au sein d'une même macro — par exemple au candidat et à son responsable légal.

À retenir

Les points clés de ce tutoriel

Les modèles existants peuvent être dupliqués pour gagner du temps — inutile de repartir de zéro.

Les images s'insèrent via un lien direct. Le plus simple : stockez-les dans Hub3E via École → Média → Images de l'école, cliquez sur l'image pour obtenir son URL, puis collez-la dans la source. L'hébergement externe (Google Drive) reste possible mais nécessite une conversion en lien direct.

Les variables de publipostage doivent être cohérentes avec la ressource de déclenchement de la macro.

Chaque modèle doit être associé à une macro pour pouvoir être envoyé depuis Hub3E — sauf les 4 mails d'identifiants, envoyés automatiquement.

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Testez et c'est terminé !

Déclenchez votre macro depuis une candidature pour vérifier que l'e-mail s'envoie correctement et que les variables sont bien remplacées.

Des questions ? Contactez votre chef de projet Hub3E.